Comment concilier le droit aux congés avec l’organisation de l’entreprise?

Comment concilier le droit aux congés avec l’organisation de l’entreprise?

La gestion des congés et absences de ses employés est souvent un vrai casse-tête pour le manager. Tous les employés veulent prendre leurs vacances au même moment. Cela entraîne des discussions interminables, des frustrations et des jalousies.

Le droit à congés est un droit fondamental inscrit dans le code du travail. Chaque employé dispose d’un quota de jours de congés qu’il peut poser chaque année. Il appartient à l’employeur de s’organiser pour permettre à chacun de prendre des congés de façon régulière. Seulement voilà, c’est parfois plus facile à dire qu’à faire. La réalité de l’organisation d’un service n’est pas toujours simple à mettre en œuvre. C’est pourquoi vous allez retrouver ci-dessous de nombreux conseils pratiques pour faciliter l’organisation des absences dans votre entreprise.

Demander aux employés de planifier à l’avance

Dès que vous avez un peu de visibilité sur l’activité prévue pendant l’été, vous pouvez demander à votre équipe de faire part de ses souhaits. A ce stade, ce ne seront que des souhaits et vous les validerez une fois que vous aurez toutes les cartes en main. Vous devez fixer un délai car sinon, certains attendront la dernière minute pour se positionner et pendant ce temps-là, les autres seront frustrés d’attendre une décision de votre part.

Il ne faut pas perdre de vue que l’été, les voyages sont plus chers durant les vacances scolaires. Les gens sont donc tentés de réserver à l’avance pour profiter des meilleurs prix. Certaines personnes viendront donc vous voir avec des souhaits six mois avant la date de prise du congé. A ce stade, vous n’aurez pas encore de visibilité sur le plan de charge des mois de Juillet et Août. Vous pouvez accepter leurs demandes si vous disposez de suffisamment d’employés dans votre équipe pour couvrir l’activité. Vous pouvez également retarder votre décision et leur suggérer de réserver des billets remboursables au cas où leur demande ne pourrait être satisfaite à cause d’un projet imprévu à ce stade.

Utiliser un outil de planification des congés

C’est tellement plus simple de gérer les congés avec un logiciel de planification des absences comme Mon Intranet. Ce type de logiciel permet aux employés de soumettre leurs demandes de congés. Ensuite, le manager les valide. Pour l’aider dans sa prise de décision, il dispose d’un planning lui montrant toutes les demandes de congés déjà approuvées ainsi que celles en attente de validation. Ainsi, il peut évaluer si la couverture des personnes encore présentes sera suffisante pour assurer la bonne marche du service.

Au-delà de la planification, ce type de solution est très utile pour assurer le suivi des compteurs. L’employé connaît son solde en temps réel. Le manager peut voir à tout moment si certains employés ont des compteurs trop élevés et ainsi les encourager à prendre plus de congés.

Faire preuve de bienveillance

Les congés sont un sujet très sensible. C’est le moment où l’employé peut se reposer et profiter de sa famille. Si vous voulez avoir des employés motivés, vous devez vous arranger pour faciliter la prise de congés. Tout refus mal justifié ou toute entrave dans leur liberté sera très mal vécue. Cela impactera la productivité.

Donc, en cas de difficulté, prenez le temps d’en parler avec votre équipe. La communication est encore le meilleur moyen d’éviter tout malentendu. Vous pourrez ainsi anticiper les problèmes futurs. Parfois, un employé peut avoir de très bonnes raisons de prendre des vacances à une période qui ne vous arrange pas. En prenant conscience de sa situation personnelle, vous pourrez décider de façon plus juste.

Chloé TOURNEUR
Consultante en Solutions d'Entreprise