Boite à idée : quelles est son utilité en entreprise ?

La mise en place d'une boîte à idées dans votre entreprise présente plusieurs avantages. C'est une innovation des entreprises modernes qui permet de valoriser les idées de tous vos collaborateurs dans un processus de prise de décision interne. C'est aussi un outil de collection d'idées qui permet aux salariés d'exprimer plus facilement leurs besoins. Grâce à cette liste d'attente, l'entreprise peut améliorer les performances individuelles de ses employés vis-à-vis des clients.

Comment faire une boîte à idées ?

Les caractéristiques d'une boîte à idées performante sont :

• Définir un champ d'idées clair et précis : mettre en place une boîte à idées spécifique dédiée à chaque service pour favoriser un meilleur traitement des informations obtenues.
• Mettre en place des outils d'identification et d'enregistrement faciles à utiliser : mettre à disposition des outils numériques innovants permettant une grande facilité d'identification, de collection et d'enregistrement des idées en interne.
• Créer des étiquettes et des catégories claires pour organiser les idées : créer différentes catégories d'idées pour faciliter le tri des informations recueillies.
• Établir un processus d'examen des idées : mettre en place une stratégie d'évaluation des idées pour éviter la redondance et regrouper les idées selon leur pertinence et leur utilité au sein du service concerné.
• Organiser des réunions ou des ateliers pour partager des connaissances avec le public : discuter des idées recueillies autour d'une réunion pour en ressortir les points les plus pertinents et les travailler en interne dans l'immédiat.
• Définir des critères et des procédures formalisés pour la mise en œuvre des idées : répartir les idées à tous les niveaux concernés de l'entreprise afin de responsabiliser les différentes hiérarchies dans la résolution des problèmes.

Comment fonctionne une boîte à idées ?

• Une boîte à idées permet à tous les collaborateurs de tous les niveaux de l'entreprise d'exprimer leurs besoins : c'est une manière moins formelle de formuler une nouvelle attente ou d'exprimer un désaccord par rapport à une situation spécifique.
• Dans une boîte à idées, chacun exprime clairement ses souhaits sans manquer de respect aux autres : il s'agit surtout d'un outil qui vise à améliorer les services offerts par une société et non pas à la dénigrer.
• Une boîte à idées moderne permet d'étudier directement un cas particulier avec les employés concernés : d'un point de vue technique, c'est une stratégie innovante qui permet de résoudre chaque problème de manière isolée ou collective, si nécessaire.
• Le principe d'une boîte à idées, c'est de permettre à tous les employés de soumettre une idée : pour améliorer un produit ou un service au sein de l'entreprise.

Quels avantages de mettre une boîte à idées dans son entreprise ?

Une boîte à idées permet d'améliorer l'environnement de travail de vos partenaires à tous les niveaux :

• Le fait d'avoir accès à une boîte à idées dans ses locaux professionnels permet aux salariés de développer un sentiment d'appartenance : pouvoir s'exprimer à tout moment et sur tous les sujets, sans avoir à crier ses pensées en public, participe à l'épanouissement professionnel du salarié.
• Il est plus facile d'organiser une collection d'idées dans une boîte que de parcourir chaque département de l'entreprise à recueillir des informations utiles : avec les boîtes à idées digitales, le tri des différents éléments s'améliore, favorisant ainsi un traitement plus rapide des requêtes des salariés.
• Une boîte à idées est un outil de communication particulièrement collaboratif : tous les employés sont libres de développer leurs idées en toute transparence, sans aucune limite ni contrainte de formalité.
• Les boîtes à idées constituent de nouvelles manières de penser : certaines personnes sont plus à l'aise à exprimer leur sentiment à l'écrit, d'autres à l'oral. Grâce à cet outil de collection d'idées innovant, cette barrière de communication est levée.

Comment mettre en place une boîte à idées digitale en entreprise ?

• Le déploiement d'une boîte à idées digitale en entreprise relève de l'initiative de la direction, du service des ressources humaines ou du service de communication : c'est un dispositif d'innovation qui permet d'améliorer la communication interne de la société.
• Une boîte à idées digitale est une innovation qui doit être simple à utiliser : pour développer l'intelligence collective et garantir des résultats optimisés, elle doit être supervisée et animée par une équipe dédiée.
• Il est primordial d'informer tous les collaborateurs de la firme de la mise en place d'une telle innovation digitale au sein de l'entreprise : c'est une manière de les inviter à participer et à expérimenter les avantages de ce dispositif.
• L'équipe en charge de la gestion de la boîte à idées digitale est tenue d'accompagner les employés dans cette collection : ils doivent établir une liste d'instructions à suivre avec des exemples concrets faciles à comprendre. Ils doivent créer des catégories d'idées pour permettre aux collaborateurs de placer leurs idées correctement. Ils doivent aussi indiquer comment les salariés peuvent obtenir un feedback (un retour) sur leur proposition d'idées. Ces informations peuvent faire l'objet d'une réunion ou d'un atelier de formation pour optimiser l'utilisation de l'outil au sein de la société.