Que vous soyez fournisseur de produits ou de services, vous devez garder en tête que l'édition d'une facture n'est pas une simple formalité. Elle se révèle être une obligation légale pour attester l'échange. En plus de servir de justificatif de transaction, la facture se montre indispensable pour mener à bien l'opération comptable. Cependant, il faut savoir qu'il existe des mentions indispensables à inscrire sur une note. Découvrez dans les lignes qui suivent les éléments qui doivent figurer sur vos factures et le meilleur moyen pour éditer un relevé conforme aux règlements en vigueur.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture ?
Il est important de savoir que les informations indiquées dans les factures conditionnent leur validité. En France, le Code de commerce régit les éléments qui composent une addition, qu'il soit pour un professionnel ou pour un particulier. Cette approche vise à assurer la traçabilité des transactions et la transparence. En général, les prescriptions qu'une facture doit avoir sont l'identité des parties concernées (vendeurs/fournisseurs et acquéreurs). Vous devez également y indiquer les prix, les quantités et la description claire du produit ou service fourni. Avec l'évolution technologique, les factures numériques ou électroniques ont aussi des règles spécifiques de contenus. A priori, il faut qu'elles contiennent l'adresse de livraison et la garantie légale de conformité. Cette dernière s'agit généralement du gage que la facture ne peut pas être modifiée et qu'elle a été éditée via une plateforme certifiée.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture adressée à un professionnel ?
Pour une facture adressée à un professionnel, il faut les informations suivantes :
- L'identité et les coordonnées complètes des parties prenantes (entreprise vendeuse et entreprise acheteuse). Cela concerne essentiellement la forme juridique, la dénomination sociale, le numéro de SIRET et l'adresse exacte.
- Le numéro de TVA intracommunautaire pour un échange établi dans l'UE.
- Les modalités de paiement et les conditions en cas de retard.
- Les références légales (texte ou article de loi déterminant le régime appliqué).
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture adressée à un particulier ?
Pour une personne physique, la facture sert de preuve de la transaction (justificatif de vente). Les informations obligatoires sur ce document de décompte sont :
- les coordonnées du vendeur
- le nom du client acheteur
- le numéro de la facture
- la date de vente
- la description de l'opération
- le prix de la prestation ou du produit.
Il est aussi important d'indiquer les modalités de paiement sur la facture (comptant ou différé). Notez que, de nos jours, nombreux sont les établissements de formations qui proposent des formations courtes ou en continu sur la facturation. Ces formations ont été mises en place pour faciliter la compréhension de la note par tous. Elles permettent également à chaque entreprise de se conformer à la loi et d'établir une facture valide.
Quelles sont les conséquences d'un manquement aux obligations de facturation ?
Le manquement aux obligations de facturation est passible de sanctions. Une information manquante sur les mentions obligatoires des factures est sanctionnée par une amende de 15 euros. Toutefois, l'amende ne doit pas dépasser les 25 % du montant de la note. Des sanctions fiscales peuvent aussi être appliquées. Une facture non conforme entraîne essentiellement le rejet de la déduction du TVA (taxe sur la valeur ajoutée).
Il est aussi important de savoir que le manquement n'occasionne pas que les sanctions financières et fiscales. L'image de l'entreprise émettrice est également entachée. En effet, le client peut déduire un manque de professionnalisme et votre entreprise ne sera plus crédible à ses yeux. En cas de litige, les factures qui ne respectent pas les prescriptions légales ne peuvent pas servir de preuve. Il est à noter qu'une peine d'emprisonnement est aussi possible lorsque les autorités compétentes ont prouvé l'usage de fausses factures.
FAQ : Questions fréquentes sur les mentions de facturation
Électronique ou sur papier, la facture relève de nombreuses questions, que ce soit pour le client ou pour le vendeur. Cette section a été mise au point pour vous permettre de trouver les réponses à vos interrogations les plus fréquentes.
Est-il obligatoire d'émettre une facture à un particulier ?
En général, l'édition d'une facture pour un particulier n'est pas obligatoire. Mais, le client est en droit de demander la fourniture d'une note s'il en a besoin. Par ailleurs, la législation exige à ce qu'un client particulier reçoit une facture si le montant total dépasse les 25 euros toute taxe comprise (TTC).
Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires à partir de 2026 ?
La législation française prévoit une mise à jour des prescriptions obligatoires sur les factures à partir de 2026. En effet, les évolutions technologiques amènent à revoir les conditions d'émission d'une facture. La réforme concerne essentiellement la facture électronique. Cette législation (effective à partir du septembre 2026) oblige les entreprises assujetties à la TVA d'émettre obligatoirement une facture électronique. Cette mesure a été mise en place pour éviter la fraude fiscale. Cette note garantit, en outre, la sécurisation de l'émission des factures. Comme cela, l'archivage des factures et le traitement comptable seront facilités. Pour 2026, la facture électronique devra alors comporter :
- la mention “facture électronique”
- le numéro de SIREN ou SIRET du client
- la description des opérations effectuées
- l'adresse de livraison
- le cachet électronique garant de l'authenticité de la facture
- le TVA (si applicable).
Quelles sont les 4 mentions obligatoires d'une facture ?
En général, il est possible de catégoriser les mentions à mettre obligatoirement sur une facture, que ce soit en format papier ou électronique. Les quatre prescriptions indispensables se résument donc à :
- les coordonnées du client et du vendeur (nom, SIRET, adresse, TVA intercommunautaire, etc.)
- la date d'édition
- la nature ou la description de l'opération (désignation, prix avec le taux du TVA et quantité)
- le numéro de la facture.
En résumé sur les obligations en matière de facturation
En matière de facturation, la rigueur se révèle être une nécessité légale. Respecter les mentions indispensables sur une note assure la conformité légale de l'entreprise et garantit une grande sécurité fiscale. Le respect de ces prescriptions renforce, par ailleurs, la confiance avec les partenaires et les clients. L'idéal est de s'informer sur les réglementations en vigueur et de vous assurer que toutes les informations sont correctes avant d'émettre la facture.