Les centrales d'achat publiques sont des entités rattachées aux administrations publiques. Regroupant les différentes demandes et les achats des différentes structures administratives, elles permettent de profiter de meilleures conditions auprès des fournisseurs et de réduire considérablement ainsi les coûts pour les dépenses publiques. Elle permet de simplifier les procédures d'acquisition et une meilleure gestion des contrats, tout en se conformant aux réglementations. Découvrez les points essentiels pour mieux comprendre ce processus.
Qu'est-ce qu'une centrale d'achat pour les administrations ?
Une centrale d'achat pour les administrations est une organisation rattachée au secteur public qui assure l'achat regroupé des besoins en services et fournitures de différentes administrations. Ainsi, son rôle consiste à regrouper les commandes, à négocier et à servir d'intermédiaire avec les fournisseurs.
Définition et missions principales
Le central d'achat est un acheteur regroupant les achats et les services d'une administration pour des achats en grand volume ou dans le cadre d'une passation de marchés de service. En regroupant les commandes, il peut négocier des conditions avantageuses et des tarifs compétitifs auprès des fournisseurs.
Elle assure la mutualisation des achats, les négociations des tarifs auprès des fournisseurs, facilite les démarches et garantit la conformité réglementaire des opérations.
Les acteurs majeurs en France
Plusieurs acteurs majeurs interviennent pour une opération auprès de cette entité.
- Le central d'achat : il envoie la commande et s'assure de la réalisation des différentes transactions pour les différentes structures.
- Le central de référencement : c'est le responsable de la négociation des conditions relatives à l'achat.
- Le groupement des commandes : une équipe se charge de regrouper les commandes des différentes structures afin de négocier un tarif compétitif.
Pourquoi les collectivités font-elles appel à une centrale d'achat ?
Recourir à un central d'achat présente de nombreux avantages. Cela simplifie les procédures tout en respectant les réglementations et permet une réduction des coûts pour les passations de marché, et donc de réelles économies grâce aux réductions de coût.
Simplification des procédures d'achat
En confiant l'achat des biens et des services à un central d'achat, simplifiez les procédures pour les achats et assurez une sécurisation juridique des marchés. En effet, gérer les achats demande beaucoup de temps avec la recherche des entreprises, la négociation des prix, etc. Avec le central d'achat, tout est centralisé sur une plateforme et ce sont les différents acteurs qui prennent en charge toute l'opération. Cela évite par ailleurs les risques d'erreurs administratives.
Optimisation des coûts et des économies d'échelle
Avec un central d'achat, bénéficiez également d'une réduction des coûts et donc d'une réelle économie d'échelle pour votre structure. Grâce à la mutualisation des commandes, il effectue un achat en grande quantité et réussit à négocier des achats à prix compétitifs. De plus, les acteurs sont des professionnels en mesure de négocier les meilleures conditions sur le marché.
Les avantages d'une centrale d'achat pour les administrations locales
Pour les administrations locales, le recours à cette entité présente de nombreux avantages. Il évite les erreurs lors des procédures, permet de se conformer aux normes et de bénéficier de l'expertise d'un professionnel.
Conformité avec le Code de la commande publique
Recourir à une centrale d'achat permet aux administrations locales de se conformer au Code de la commande publique. Selon l'article L2113-4 de cette dernière, tout acheteur faisant appel à elle pour l'achat d'un service ou d'une fourniture est considéré comme ayant respecté les réglementations concernant les publicités et les mises en concurrence pour la passation des marchés publics ou les transactions.
L'acheteur peut ainsi effectuer une acquisition sans suivre la procédure et évite ainsi les éventuelles erreurs.
Accompagnement et expertise
Les acteurs intervenant au sein de l'entité disposent de l'expertise dans le domaine du marché public. Il peut ainsi offrir un accompagnement pour un achat optimisé, proposer son soutien dans le choix des solutions et offrir une assistance technique et administrative.
Comment intégrer une centrale d'achat dans sa stratégie d'approvisionnement ?
Pour intégrer une centrale d'achat dans votre stratégie d'approvisionnement, il faut suivre une procédure bien définie.
Étapes clés pour les collectivités
Pour une intégration efficace de la centrale d'achat dans votre stratégie d'approvisionnement, voici les étapes à suivre.
- Analysez vos besoins : elle consiste à analyser vos besoins, notamment des produits et des services nécessaires. Cela permet par la suite d'identifier le type de centrale d'achat avec qui collaborer et répondant à vos attentes.
- Choisissez la centrale : pour faire le bon choix, il est essentiel d'évaluer les offres, les services et les produits qu'elle propose, les fournisseurs avec qui elle collabore ainsi que ses expériences et son positionnement sur le marché public. Cela implique d'effectuer une analyse sur SWOT ou Strenghts – Weaknesses - Opportunities – Threats.
- Adhérez à une centrale : signez un contrat avec l'entité et vérifiez son contenu pour vous assurer qu'il convient parfaitement à vos attentes.
Cas pratique : la démarche UGAP
La collaboration avec une centrale d'achat pour les administrations comme l'UGAP est efficace et permet aux entreprises comme aux établissements publics d'optimiser leur performance. Avec UGAP, ils ont pu bénéficier de meilleurs tarifs et, par conséquent, proposer des prix plus compétitifs tout en préservant la qualité. Pour les établissements publics, les charges administratives ont considérablement diminué et l'administration a gagné en efficacité en déléguant les achats à ces centrales.
Perspectives : l'avenir des centrales d'achat publiques
Les centrales d'achat suivent les tendances actuelles en se ruant vers la digitalisation qui est bénéfique pour le processus et en s'engageant vers une pratique plus durable et écologique.
Vers une digitalisation accrue
Comme tous les autres secteurs, les centrales d'achat publiques connaissent un développement technologique considérable, notamment l'utilisation de la plateforme en ligne.
Cette dernière améliore la passion des marchés publics et améliore l'expérience en facilitant la gestion des achats, en rendant plus accessibles aux acheteurs les produits et les services.
Grâce à la digitalisation, la relation entre les acheteurs et les fournisseurs est aussi améliorée et les échanges sont simplifiés.
Les mutualisations des achats sont aussi optimisées grâce à l'IA qui permet d'obtenir une idée sur les tendances du marché et d'ajuster les commandes en fonction des résultats.
Enjeux environnementaux et RSE
Les centrales d'achat intègrent également des critères durables dans les marchés publics, car les acheteurs s'engagent de plus en plus dans les gestes et achats écoresponsables et respectueux de l'environnement. Ils privilégient ainsi les fournisseurs engagés dans cette éthique.
Les centrales d'achat représentent un atout stratégique pour les administrations souhaitant allier efficacité, sécurité et performance. Elles répondent aux enjeux modernes des achats publics tout en s'adaptant aux évolutions réglementaires et technologiques.