Comprendre la loi de Parkinson et son impact sur la productivité

Avez-vous parfois l’impression d’être moins productif lorsque vous disposez de plus de temps ? En effet, il peut se révéler difficile de rester concentré et de planifier efficacement son travail à un moment où l'on est très occupé. Cependant, ne pas planifier du tout et essayer de faire plusieurs choses à la fois se solde généralement par l'obtention de résultats médiocres. De ce fait, la gestion efficace du temps reste un défi perpétuel pour de nombreuses personnes, que ce soit dans leur vie professionnelle ou personnelle. Parmi les nombreuses théories et principes qui abordent cette question, la loi de Parkinson se distingue par son approche unique. Voici tout ce qu'il importe de savoir sur cette loi et son impact sur la productivité.

Quel est le principe de la loi de Parkinson ?

La loi de Parkinson est un concept fascinant qui peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps. Formulée à l’origine dans les années 1955 par l’historien et auteur britannique Cyril Northcote Parkinson, cette loi énonce un principe intriguant. Elle suggère que : « Le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement ». En comprenant et en appliquant stratégiquement cette théorie, vous pouvez améliorer votre efficacité au boulot, ce qui vous permettra de mieux réussir votre carrière.

La loi de Parkinson, une théorie développée par Cyril Northcote Parkinson

La théorie de l’historien stipule que nous avons tendance à utiliser tout notre temps pour accomplir une activité, même si celle-ci pouvait être réalisée rapidement. Cela signifie que nous risquons de remettre un projet important à la dernière minute, ce qui nous cause un stress inutile. De même, si nous avons une réunion prévue pour une heure, nous avons tendance à utiliser toute l’heure, même si nous pouvions terminer plus tôt. En fait, nous élargissons la portée de notre travail pour occuper le temps disponible, notamment si nous sommes perfectionnistes et avons le souci du détail.

Cette situation peut vous amener à passer beaucoup plus de temps que nécessaire sur une activité, ce qui n’est pas du tout avantageux. Pour éviter cela, vous devez vous imposer des délais réalistes basés sur la durée d’une besogne, plutôt que de fixer arbitrairement une date limite. Ce faisant, votre cerveau perçoit différemment la pression du temps, ce qui vous aide à rester concentrés et à accomplir votre fonction plus efficacement. Il est donc important d’évaluer le rapport coût-bénéfice du temps passé sur une tâche et de déterminer la date d’échéance en conséquence.

Comment la loi de Parkinson affecte-t-elle la productivité ?

Le concept énoncé par l’historien n’est pas un principe scientifique. Il s’agit plutôt d’une observation d’un phénomène que de nombreuses personnes ont connu. Comme il a été initialement décrit par Parkinson, il peut expliquer la raison pour laquelle les bureaucraties prennent leur temps pour accomplir des tâches simples. Plus vous vous donnez de temps pour accomplir une besogne, plus celle-ci peut devenir psychologiquement complexe et intimidante. Vous risquez même de passer une plus grande partie de votre temps à procrastiner à propos de cette tâche.

La loi de Parkinson stipule que le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement

Comme vous l’avez peut-être deviné, la loi de Parkinson s’applique dans divers domaines, mais elle est particulièrement problématique dans un cadre professionnel. Cette théorie part de la règle que la complexité d’une activité a tendance à augmenter avec le temps alloué à sa réalisation. Par exemple, si vous vous allouez une semaine pour terminer une tâche qui ne prendrait qu’une heure, celle-ci deviendra de plus en plus complexe. Elle nécessitera donc plus de temps et de ressources qu’il n’en fallait au moment où vous avez choisi de la décaler.

Le concept de l’auteur britannique peut également conduire à la procrastination. Dans ce cas, votre temps est alors utilisé pour d’autres tâches mineures, moins importantes ou pour des distractions inutiles qui ne concernent pas votre profession. Cette expansion du temps signifie que les tâches deviennent encore plus intimidantes et exigent beaucoup plus d’énergie mentale. Ce « temps supplémentaire » que la tâche impose n’est alors souvent pas lié à la besogne elle-même. Il est plutôt associé au stress mental causé par l’inquiétude de la mener à bien, ce qui impacte grandement votre rendement.

Comment la loi de Parkinson s’applique-t-elle à la gestion du temps ?

Le concept de l'historien peut être considéré comme un outil précieux permettant de comprendre et d'améliorer l’organisation du temps. En reconnaissant que le temps disponible influence le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche, les administrations peuvent adapter leurs stratégies de planification et de management. Cela leur permettra d’optimiser leur efficacité tout en maintenant leur concentration. Pour ce faire, elles peuvent fixer des délais plus serrés, diviser les tâches en étapes plus petites ou utiliser des techniques de planification du temps.

La loi de Parkinson, un outil pour améliorer la gestion du temps et donc la productivité

Bien que le code de l’historien soit apparemment inévitable, vous pouvez l’utiliser comme la plupart des outils de productivité, notamment pour gérer votre temps. Voici une sélection de stratégies que vous pouvez utiliser pour surmonter la théorie de l’auteur britannique et devenir plus productif :

• Fixez-vous de petits objectifs : une cause majeure de la procrastination est l’incertitude quant aux prochaines tâches. Si vous ne savez pas ce que vous ferez une fois que vous aurez terminé une mission, vous risquez de la retarder. C'est la raison pour laquelle il est important de se fixer des objectifs raisonnables pour surmonter la théorie avancée par l'auteur britannique. En ayant à l’esprit un objectif précis et limité dans le temps, vous serez plus enclin à utiliser votre temps de manière plus consciente.
• Planifier efficacement : l’importance de la planification est connue de tous. Cela aide de nombreuses personnes à rester conscientes de la manière dont elles passent leur temps, minimisant ainsi l’impact négatif de la théorie de l’historien. Pour une planification efficace, vous pouvez utiliser des applications de calendrier pour planifier les tâches. Cependant, vous devez toujours inclure une heure limite (pour la journée) dans votre emploi du temps qui vous oblige à accomplir vos fonctions rapidement.
• Se donner des échéances intermédiaires : la théorie de l’auteur britannique frappe le plus fort lorsque vous avez une mission énorme avec une longue échéance. Un délai plus long signifie que vous avez plus de temps pour vous détendre et vous laisser distraire. Pour éviter cela, il est nécessaire de subdiviser le travail en plusieurs parties. Fixez ensuite des délais intermédiaires pour chacune de ces parties et planifiez-les en conséquence. Vous serez ainsi moins susceptible de procrastiner.

Par ailleurs, pour être plus productif, vous pouvez également vous servir de la méthode d’organisation du temps Pomodoro. Cette méthode implique des sessions de travail courtes, mais intensives, entrecoupées de pauses de courtes minutes. Cela permet d’éviter que la règle de l’historien impacte votre fonction.

Quels sont les exemples concrets d’application de la loi de Parkinson ?

Le principe énoncé par l’auteur britannique est qu’en fixant des délais nettement plus courts qu’auparavant, vous pouvez devenir extrêmement productif. Il vous aide à trouver des raccourcis, à éviter la procrastination et à vous consacrer aux choses importantes. Ce qui vous permet de réaliser vos fonctions ou vos activités en deux fois moins de temps que d’habitude. Néanmoins, il existe certaines astuces qui vous permettent d’appliquer ce concept à vos projets afin de les optimiser plus efficacement.

La loi de Parkinson est appliquée dans de nombreux domaines

N’hésitez pas à donner un coup de pouce à votre équipe en utilisant la théorie de l’historien de la bonne manière pour améliorer votre efficacité. Voici quelques moyens pratiques d’utiliser la règle énoncée par l’auteur britannique dans l’administration de projets :

• Réduire les délais de 50 % pour chaque projet et chaque tâche connexe : utilisez les données historiques, les commentaires de l’équipe et les chronomètres de tâche pour déterminer la durée normale de chaque fonction, puis réduisez-la de moitié. Ensuite, imposez à toute votre équipe une fréquence de travail qui doit être respectée.
• Adopter la méthode du Multitasking : c’est une méthode qui exige qu’un certain nombre d’activités soient réalisées dans le même laps de temps. Cette approche va à l’encontre du concept de l’auteur britannique, qui veut que l’on utilise plus de temps pour accomplir une seule activité.
• Procéder au Crashing de projet : cette technique est couramment utilisée lorsqu’une activité est en retard sur le calendrier. Le chef de projet fait appel à des ressources supplémentaires pour mener à bien deux ou plusieurs tâches en simultané. Cela permet de raccourcir le délai d’achèvement du travail.

En outre, encouragez vos employés à travailler plus intelligemment, et non intensivement. Si ce sur quoi vous travaillez doit être exécuté avec un niveau de détail ou de complexité particulier, précisez-le avant de commencer.

Pour finir, la loi énoncée par l’auteur britannique offre un éclairage précieux sur la relation entre le temps et l’efficacité. En comprenant l’impact et la règle fondamentale de la loi de Parkinson sur la gestion du temps, les organisations peuvent prendre des mesures. Ces actions pourront les aider à modifier et améliorer leur efficacité de même que leur rendement. Des délais plus serrés, une planification judicieuse et une conscience accrue du temps peuvent tous contribuer à contrer les effets négatifs de cette théorie.