Cadencier de commande : pour mieux gérer son stock ?

Des grandes surfaces aux moyennes, en passant par les autres magasins plus traditionnels, l'alerte est toujours de mise en ce qui concerne la gestion des stocks. Autrement, les conséquences peuvent être des plus tragiques pour les finances de l'entreprise. Dans le présent article, nous allons découvrir un outil de gestion de stocks, le cadencier de commande, son utilité et son fonctionnement.

Qu'est-ce qu'un cadencier de commande ?

Un cadencier de commande est un document de contrôle utilisé pour la gestion des produits en stock, en vue de la comptabilisation. Comme pour faire référence à son nom, il aide à déterminer la cadence ou le rythme d'approvisionnement du stock. Le gestionnaire utilise également le cadencier de commande pour calculer le volume des ventes réalisées sur une période donnée, afin de conduire l'approvisionnement et prévenir une rupture de stock ou un sur-stockage. Ces situations étant connues pour nuire aux économies de l'entreprise.

Comment organiser un cadencier de commande ?

Le cadencier de commande est organisé sous forme d'un tableau qui rassemble différentes informations sur plusieurs articles à la fois. On distingue :

1. des renseignements d'ordre commercial, comme le nom du/des fournisseurs, la désignation des articles, la fréquence de commande, ou encore la période de livraison ;
2. les informations relatives aux marchandises, notamment le stock disponible, la quantité de chaque article à commander, la quantité réelle livrée et le total des ventes réalisées –.

Le cadencier de commande est aujourd'hui informatisé, avec un fonctionnement assez simple.

Le cadencier de commande, cet outil de gestion des stocks

Quand il est utilisé à bon escient, le cadencier de commande s'avère la solution pour une gestion efficace des approvisionnements de marchandises, des mouvements de stocks entrants et sortants d'une période à une autre, puis pour l'anticipation des commandes. Avec un logiciel de commande, il devient possible de :

• augmenter le niveau du service client, en réduisant les pertes de ventes dues au déficit de stock et en promouvant une plus grande fidélité des clients à vis-à-vis de l'entreprise ;
• améliorer le flux de trésorerie de l'entreprise, en achetant plus efficacement et en ayant une plus grande rotation de stock : cela contribue à garantir que l'argent ne reste pas scotché à l'entrepôt mais tourne de manière continue ;
• réduire les frais de transport en raison d'une meilleure planification et une réduction des achats d'urgence ;

Enfin, on arrive à reconnaître et prévenir le vol et le gaspillage.

Mettre en place un système de gestion des stocks

Une fois que vous avez décidé d'optimiser la gestion stock de votre entreprise, il est important de comprendre les 2 étapes nécessaires à sa mise en œuvre efficace.

Insertion et organisation des informations d'inventaire

Cette étape vous permet d'avoir une vision plus réelle de votre catalogue de produits. Éliminez de votre inventaire les articles que vous ne vendez plus et les désignations qui se répètent. Classez ensuite les articles en familles et/ou groupes, en lien avec vos fournisseurs respectifs. Pour finir, disposez les articles en 3 catégories, selon le type de produits que vous avez et comment il doit être géré. On distingue :
1. Produits à forte rotation : Ils ont un niveau de vente constant, semaine après semaine, tout au long de l'année. De ce fait, au moins 6 commandes sont effectuées chaque année pour les réapprovisionner.
2. Produits saisonniers : Ce sont des articles qui n'ont pas un niveau de ventes constant, mais qui peuvent augmenter ou diminuer leur rotation au fil des saisons. Les achats se font mois par mois, en fonction des besoins et sur anticipation de l'évolution de la demande.
3. Produits spéciaux : ce sont ceux qui ne sont commandés que lorsque la commande est passée par le client, et qu'il ne convient pas de détenir un stock théorique, en raison de l'incertitude liée à leur écoulement.

Réaliser un inventaire des ventes

Pour s'assurer que le produit soit disponible pour votre client à une période donnée, vous devez prendre en compte deux "2" facteurs importants :

• Délai de livraison : le cadencier de commande présente un certain nombre de données relatives à l'historique de livraison de stock par chaque fournisseur. Ainsi, il est possible de connaître le temps qu'il faut, une fois la commande passée, pour que le produit soit prêt à être proposé au client.
• Fréquence d'achat : le cadencier de commandes délivre un historique des ventes de chaque produit. Vous déterminez donc facilement le temps moyen au bout duquel vous arrivez à écouler un stock initial "X". Compte tenu des coûts, des capacités de l'entrepôt et de la rotation des produits, vous pouvez décider de commander plus ou moins fréquemment.

Par ailleurs, le cadencier de commande vous permet de déterminer les hauts, les bas et les points de réapprovisionnement. Encore appelé point de commande, c'est le niveau du stock auquel il faut passer une commande. Pour les produits saisonniers, il est important de bien réfléchir au niveau maximum pour avoir un meilleur contrôle des stocks et éviter les excédents de marchandises qui génèrent des frais de stockage supplémentaires.