Les 5 qualités d’une bonne secrétaire externalisée

Dans l’incapacité de gérer toutes les tâches administratives de l’entreprise, nombreux sont les chefs d’entreprise qui recourent à l’emploi d’une secrétaire externalisée pour ainsi profiter de ses compétences. Cette dernière s’occupe à distance, le plus souvent de son domicile, de toutes les missions ponctuelles de l’entreprise tout en respectant les règles de confidentialité inhérentes à sa profession. Quelles sont donc les qualités d’une bonne secrétaire externalisée?? Découvrez la réponse dans les lignes à suivre.

Les 5 qualités d’une bonne secrétaire externalisée

Choisir un bon prestataire dans ce domaine n’est pas chose aisée. Il est donc important de suivre certains critères afin de ne pas regretter votre choix. Voici quelques qualités que doit avoir votre secrétaire externalisée.

L’expérience

Il est important pour une secrétaire externalisée d’avoir de l’expérience, ceci lui permettra de montrer au client l’image d’une personne sûre, professionnelle et confiante. L’expérience permet aussi d’acquérir de bonnes pratiques et de savoir mieux gérer tous les types d’interlocuteurs. Et une secrétaire expérimentée comprend et applique correctement toutes les instructions qui lui sont données. Chef d’entreprise, vous devez donc en tenir compte dans votre choix.

La compétence

C’est un critère essentiel si l’on veut choisir une bonne secrétaire externalisée. La secrétaire externalisée doit aussi avoir les compétences requises pour bien gérer les tâches qui lui seront confiées. Ainsi donc, elle doit :

• avoir une facilité à aborder la clientèle
• savoir manipuler parfaitement la langue française et avoir bonne élocution
• respecter des directives reçues
• être sérieuse, rigoureuse et professionnelle
• avoir une facile capacité d’adaptation.

Une bonne connaissance de la société

Il est important que la secrétaire externalisée s’imprègne vivement de tout ce qui se fait au sein de la boîte. Ceci lui sera d’une grande utilité dans la mise en place de vrais projets ainsi que dans sa contribution dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Elle doit maîtriser les modes de prises de décisions au sein de l’entreprise, les facteurs politiques ainsi que les facteurs socioculturels.

Faire preuve de discrétion et de loyauté

La secrétaire externalisée se doit de ne pas divulguer certaines informations sensibles ayant rapport avec les clients, les employeurs ou les dossiers à caractère confidentiel. Elle ne doit donner que des informations pertinentes qui vont dans l’intérêt de tous et profite au bon fonctionnement de la société. Elle a le devoir d’être loyale envers son employeur en le mettant à temps au courant de toutes situations ou informations ayant rapport avec la société.

Être capable de donner un bon rendement

Vu que la secrétaire externalisée est indépendante, elle peut être tentée de ne pas bien faire le travail pour lequel elle a été recrutée. Il est donc crucial lors du recrutement de notifier à la personne qui sera en charge de ce poste qu’elle est tenue de donner un meilleur rendement.