Comment optimiser la gestion de la téléphonie ?
La qualité du service téléphonique d'une entreprise peut faire la différence auprès des prospects. Cela peut aussi améliorer la qualité de la relation avec la clientèle. Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser votre gestion de la téléphonie.
L'incontournable central téléphonique IP
La centrale de téléphonie IP est un réseau de téléphonie privé qui permet de lier les lignes téléphoniques internes d'une entreprise entre elles sans pour autant les déconnecter du système téléphonique externe.
Ce réseau permet d'optimiser les flux d'appels entrants et sortants dans une société. Il s'appuie désormais sur de nouvelles technologies digitales. Ainsi, un central téléphonique IP peut s'intégrer facilement à vos plates-formes commerciales telles que votre CRM ou votre service d'assistance en ligne. Grâce au central, vous pouvez contrôler toutes vos activités téléphoniques depuis le même espace. Cela permet de gagner en argent et en temps.
Un central de téléphonie IP offre également les solutions suivantes à votre entreprise :
- la sauvegarde des appels téléphoniques : cette fonction permet d'analyser le discours tenu par vos employés auprès des clients. Cela peut aussi servir d'éléments de preuves lors d'un litige avec un client ou un fournisseur,
- la gestion optimisée des contacts : le central téléphonique IP offre une grande liberté dans la gestion des contacts. Vous pouvez ranger, filtrer et retrouver plus aisément tous les contacts grâce à des fonctions de gestion de base de données très pratiques et intuitives. Cela est surtout très intéressant pour les commerciaux de l'entreprise,
- le serveur vocal interactif : le SVI est une technologie téléphonique qui permet d'orienter plus facilement les appels entrants vers le service qui leur convient. Pour cela, un message préenregistré les oriente.
En dehors de ces fonctionnalités, n'oublions pas également que le central téléphonique IP repose sûr du click-To-dial. Autrement dit, vous n'avez plus besoin de composer le numéro du destinataire avant de l'appeler. Il suffit d'avoir accès à la liste de contacts comme sur un smartphone. Cela permet de gagner du temps si les employés doivent passer un grand nombre d'appels à la chaîne.
Privilégier un standardiste humain
Les ordinateurs et les robots standardistes sont tout sauf personnels. Certains disent qu'ils sont froids et répétitifs. Un réceptionniste humain traite chaque client différemment en fonction de ses besoins. Il peut être en mesure de répondre à leurs questions ou de les diriger vers le bon endroit. Les clients apprécient la touche personnelle, car elle les fait se sentir importants, et un ordinateur ne peut pas répondre à toutes les situations ou à tous les besoins.
Appeler une entreprise lorsque votre situation requiert une attention immédiate et tomber sur une machine peut être frustrant. Que faire si votre demande ne coïncide pas avec l'une des sélections proposées ? Parfois, vous ne pouvez pas expliquer une situation complexe à un ordinateur.
Bien qu'il existe de nombreuses avancées technologiques dans le secteur, comme celui des robots standardistes, leur utilisation est frustrante. Ils ne comprennent pas toujours ce que vous essayez de dire, et il est difficile de mettre au clair les choses avec une machine. Parler à un être humain est en cela plus pertinent. Celui-ci peut vous demander des précisions s'il ne vous comprend pas, et il peut mieux comprendre votre élocution qu'un système informatique.