Assistant virtuel : qu'est-ce que c'est ?

Le métier d'assistant virtuel s'est développé avec l'avènement du digital et du télétravail. De plus en plus de clients font appel aux services d'assistants qui accomplissent de multiples tâches en ligne.

Une entreprise peut les solliciter pour un projet temporaire ou avoir recours à leurs compétences sur le long terme. Nous expliquons en quoi consiste un emploi d'assistant virtuel, quelles sont ses activités de prédilection et s'il faut une formation pour exercer dans cette fonction à domicile.

C'est quoi un assistant virtuel ?

L'emploi d'assistant virtuel (ou assistante virtuelle) est une activité que l'on peut faire à plein temps, ou que l'on peut cumuler avec un autre métier, pour le compte d'un client ou de plusieurs. Un assistant virtuel télétravail ne doit pas être confondu avec un employé que son directeur autorise à travailler à domicile pour une période. Ce genre d'assistants sont bien des salariés dépendant d'une entreprise.

Être assistant virtuel est un métier à part entière qu'on exerce le plus souvent en tant que freelance pour proposer des services d'assistance à des clients. Les champs d'activité sont vastes, et si certains se spécialisent dans l'administratif, d'autres choisissent la gestion de projet ou le marketing. On peut dire que la thématique importe peu du moment que les compétences de l'assistant virtuel lui permettent de remplir ses tâches avec qualité et dans les délais impartis.

L'expérience et la formation font que les assistants virtuels sont capables de donner entière satisfaction à leur clientèle, en travaillant en ligne, avec un appui digital et d'autres outils comme le web ou des messageries instantanées. Le métier porte bien son nom puisque l'assistanat est au cœur de la fonction d'un assistant virtuel.

Quelles sont les tâches d'une assistante virtuelle ?

Pratiquer le métier d'assistant virtuel revient à vendre ses services et à faire valoir une gestion irréprochable de son travail, dans une quantité de domaines d'activité :

• Un client peut solliciter une assistante virtuelle dans le but de l'aider à suivre la gestion d'un projet commercial par exemple. En fonction des compétences du freelance engagé, il peut s'occuper de la communication, du marketing ou de tout autre aspect relatif à la demande de l'entreprise.
• Si les services requis peuvent être sur une durée déterminée, d'autres clients ont besoin de tâches récurrentes, mais qui ne nécessitent pas l'embauche d'un salarié à temps plein avec formation. Prenons une situation où le patron se déplace constamment à l'international sans avoir de locaux attribués, il ne peut donc pas engager une assistante physiquement. La solution d'un assistant en ligne est toute trouvée pour répondre au rythme de travail du client. Il peut ainsi continuer à développer son affaire, tout en ayant une assistance sur la gestion de son planning, l'organisation de ses voyages ou le suivi de mail.
• Les activités, qui traitent en direct avec des fournisseurs ou des professionnels, voient aussi une utilité dans les connaissances d'un assistant virtuel, qui est capable de gérer la relation client et la facturation.

Quelles compétences pour devenir assistant virtuel ?

Le travail en freelance, et en ligne, ne convient pas à tout le monde et requiert des qualités personnelles et des compétences professionnelles particulières. Avant de se former au métier d'assistante virtuelle, il est indispensable de les connaître :

1. La polyvalence : rare seront les entreprises qui demandent de l'assistance pour une seule tâche sur le long terme.
2. L'organisation : on peut travailler pour de nombreux clients et il faut pouvoir s'organiser dans ses tâches et rendre le travail en temps et en heure.
3. La discipline : l'emploi se pratique dans un environnement personnel et il est très facile de se laisser distraire quand l'activité se trouve à domicile.
4. L'informatique : être multitâche avec les logiciels et les applications web. Si l'on n’est pas à l'aise avec le digital, même une formation basique ne peut remplacer le niveau optimal prérequis.
5. L'autonomie : l'objectif de proposer des prestations en ligne est de garantir une prise d'initiative à la hauteur des attentes de l'employeur. Il faut savoir gérer la pression, les urgences et les imprévus, sans avoir de dirigeant en face de soi.
6. La communication : elle va de pair avec l'autogestion. Demander toutes les consignes en amont permet de ne pas ralentir l'accomplissement de ses tâches.
7. L'indépendance : l'assistant virtuel salaire est constitué d'un portefeuille client qu'il doit développer pour se constituer une rémunération rentable à la fin du mois.

Quels sont les clients qui donnent du travail aux assistants en virtuel ?

L'expérience est la plupart du temps un atout majeur pour un assistant virtuel. Plus il est capable de prouver sa polyvalence avec des années de services proposés aux clients, plus il sera à même de rentrer de nouveaux contacts débouchant sur de futures prestations.

Rappelons que l'assistant virtuel fait un métier sous le statut de freelance, ou tout du moins à son compte (micro entreprise), et qu'il doit s'assurer une stabilité au niveau de sa clientèle. Par contre, il n'y a pas de liste exhaustive en ce qui concerne le type de clientèle puisqu'il peut s'agir de sociétés dans le digital et web, le marketing (pour la création de projet) ou l'administratif classique.

Prioritairement, les entreprises ont confiance en un assistant virtuel à même de mettre en avant ses compétences organisationnelles et comportementales, avant sa formation. Pourquoi ? Tout simplement parce que l'on attend d'un assistant virtuel qu'il soit dans la démonstration concrète de ses capacités et qu'un diplôme ne reflète pas toujours une bonne gestion du temps et une polyvalence à toute épreuve.